1. Introducción
ACOPEL Asociación Colombiana de Pacientes con Enfermedades de Depósito Lisosomal (en adelante la “Asociación”), en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
El propósito de esta Política es garantizar el derecho fundamental de habeas data y establecer las condiciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de la información personal de los titulares de datos.
2. Alcance.
Esta Política aplica a todos los datos personales que recolecte, almacene, use, procese, transfiera o circule la Asociación en el marco de sus actividades, tanto en medios físicos como digitales, incluyendo plataformas tecnológicas, redes sociales, formularios, eventos y demás canales de interacción.
3. Principios rectores del tratamiento
El tratamiento de datos personales por parte de la Asociación se regirá por los siguientes principios:
- Legalidad: sujeción a las disposiciones vigentes en Colombia.
- Finalidad: los datos se recolectan con fines legítimos, específicos y previamente informados.
- Libertad: el tratamiento solo se hará con consentimiento previo, expreso e informado.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: se garantiza el derecho de los titulares a conocer en cualquier momento el uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: el acceso está limitado a personas autorizadas.
- Seguridad: se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida, alteración, uso indebido o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: toda la información personal es tratada con estricta reserva.
4. Datos que recolectamos.
La Asociación podrá recolectar las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación: nombre, cédula, fecha de nacimiento, género.
- Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfono.
- Datos académicos o laborales: profesión, ocupación, cargo, entidad.
- Datos sensibles (si aplica): información de salud, orientación, condiciones especiales. El tratamiento de estos datos solo se hará con consentimiento expreso y bajo estricta protección.
- Datos técnicos o digitales: direcciones IP, cookies, registros de actividad en plataformas, según las normas de uso tecnológico.
4A. Tratamiento de fotografías, audios y videos
La Organización podrá recolectar, almacenar, usar, circular y publicar fotografías, audios y videos en los que aparezcan los titulares de datos personales, en el marco de actividades institucionales, campañas, eventos, programas, talleres y demás acciones relacionadas con su misión.
El tratamiento de este material tendrá las siguientes condiciones:
- Autorización previa y expresa: antes de tomar o difundir material audiovisual, se solicitará consentimiento expreso del titular (o su representante legal en caso de menores de edad o personas con discapacidad).
- Finalidades: el material podrá usarse para fines de registro institucional, comunicación, sensibilización, campañas educativas, informes de gestión, investigaciones, publicaciones en medios físicos y digitales, incluyendo redes sociales y página web.
- Datos sensibles: si el material audiovisual revela información relacionada con condiciones de salud, creencias, identidad o cualquier otro dato sensible, se requerirá autorización explícita y reforzada, conforme a la ley.
- Limitación de uso: el material no se usará para fines distintos a los informados ni será entregado a terceros sin autorización, salvo obligación legal o contractual.
- Derecho de revocatoria: en cualquier momento, el titular podrá solicitar el retiro o cese en el uso de su imagen o voz, salvo en casos donde exista una obligación legal o contractual de conservación.
5. Finalidades del tratamiento.
Los datos personales recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación con afiliados, pacientes, usuarios, colaboradores, donantes o clientes.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y misionales.
- Desarrollar actividades de sensibilización, formación, investigación y acompañamiento.
- Comunicar campañas, eventos, novedades y actividades relacionadas con la Asociación.
- Administrar plataformas tecnológicas, bases de datos, aplicaciones móviles y páginas web.
- Realizar análisis estadísticos y de comportamiento para mejorar los servicios.
- Compartir con aliados estratégicos, proveedores y autoridades competentes cuando sea necesario.
- Garantizar seguridad informática y prevención de fraudes.
6. Derechos de los titulares.
Conforme a la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
- Acceder de manera gratuita a sus datos.
7. Deberes de la Asociación.
La Asociación se compromete a:
- Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar autorización al titular antes de recolectar y tratar datos.
- Informar la finalidad del tratamiento en cada caso.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Implementar programas de cumplimiento y gestión de privacidad.
8. Transferencia y transmisión de datos.
Los datos podrán ser transferidos a terceros, nacionales o internacionales, únicamente cuando:
- Exista autorización previa del titular.
- Se trate de aliados estratégicos que apoyen la misión de la Asociación.
- Lo exija una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.
La Asociación suscribirá acuerdos de confidencialidad y cláusulas contractuales para asegurar la protección de los datos compartidos.
9. Medidas de seguridad
La Asociación implementa protocolos de seguridad físicos, tecnológicos y administrativos para proteger la información personal frente a accesos no autorizados, uso indebido, pérdida, alteración o destrucción.
10. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes.
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: informacion@acopel.org.co.
- Dirección física: Carrera 19 No 63ª-16.
- Teléfono: (601) 8050394 – (601) 8050913.
El área encargada de protección de datos resolverá consultas en un término máximo de 10 días hábiles y reclamos en un término máximo de 15 días hábiles, conforme a la ley.
11. Vigencia.
Los datos personales serán tratados mientras se mantenga la finalidad para la cual fueron recolectados. Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación y tendrá una vigencia indefinida, sin perjuicio de modificaciones que se realicen para ajustarse a la normatividad vigente.
